Digitale Eingangsrechnungs-verarbeitung Software mit Shareflex Invoice und Squeeze
Intelligent. Einfach. Besser.
Unsere Eingangsrechnungsverarbeitung Software ist eine moderne, digitale Lösung im Microsoft 365 Universum, die speziell entwickelt wurde, um Ihnen die die Arbeit mit Eingangsrechnungen zu erleichtern. Hier setzen wir auf Shareflex Invoice in Kombination mit Squeeze.
Mit Shareflex Invoice und Squeeze entwickeln Sie Ihre Prozesse digital weiter, erfüllen die Compliance Vorgaben und haben gleichzeitig Ihre Fristen im Blick. ZUGFerD und XRechnung inklusive.
Das Wichtigste in Kürze
Die Eingangsrechnungsverarbeitung ist ein zentraler Geschäftsprozess, der sicherstellt, dass alle eingehenden Rechnungen korrekt erfasst, geprüft und bezahlt werden. Wir haben Ihnen die Kerninformationen, die Ihnen einen Überblick über diesen Prozess geben, einmal zusammengefasst:
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Erfassung
Jede eingehende Rechnung wird zunächst digital erfasst.
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Prüfung
Nach der Erfassung wird die Rechnung auf ihre Richtigkeit überprüft. Dies umfasst die sachliche Prüfung: Betragsprüfung und Leistungserbringung.
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Kontierung
Im nächsten Schritt wird die Rechnung kontiert, das heißt, sie wird den entsprechenden Konten im Buchhaltungssystem zugeordnet.
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Freigabe
Bevor die Rechnung zur Zahlung angewiesen wird, muss sie in der Regel von einer autorisierten Person freigegeben werden.
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Zahlung
Nach der Freigabe wird die Rechnung zur Zahlung angewiesen. Dies kann manuell oder automatisiert erfolgen.
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Archivierung
Abschließend wird die Rechnung revisionssicher archiviert.
Ein Eingangsrechnungs-verarbeitungssystem: Der Schlüssel für Ihren Erfolg
Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten in einem Unternehmen, das täglich eine Vielzahl von Rechnungen erhält. Ihre Mitarbeiter verbringen wertvolle Zeit damit, diese manuell zu bearbeiten und zu archivieren. Fehler schleichen sich ein, die korrigiert werden müssen, was zusätzliche Ressourcen kostet. Die Prozesse sind ineffizient und führen zu Verzögerungen bei der Rechnungsbearbeitung und Zahlung. Die Kosten steigen, und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wird zur massiven Herausforderung.
Doch es gibt eine Lösung: Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung mit SF Invoice und Squeeze.
Mit einer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung können Sie Ihre Rechnungen effizient und fehlerfrei bearbeiten. Ihre Mitarbeiter finden benötigte Informationen in Sekundenschnelle, was die Produktivität steigert und wertvolle Zeit spart. Die Kosten pro Rechnung können um bis zu 60% gesenkt werden, da manuelle Prozesse automatisiert und optimiert werden.
Darüber hinaus bietet die digitale Verarbeitung eine höhere Transparenz und Echtzeit-Statusmeldungen, was die Fehlererkennung und -behebung erleichtert. Sicherheitsfunktionen wie Zugriffskontrollen und Verschlüsselung schützen Ihre sensiblen Daten und gewährleisten die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Eine digitale Eingangsrechnungsverarbeitung ist der Schlüssel zur Effizienz und Sicherheit für Ihr Unternehmen. Sie verbessert die Genauigkeit, erhöht die Transparenz und senkt die Kosten.
Ein digitales Eingangsrechnungs-verarbeitungssystem ist die Rettung für Ihr Unternehmen.
Eingangsrechnungs-verarbeitung leicht gemacht - Die Software für den Rechnungseingang
Unternehmen, die keine spezialisierte Eingangsrechnungsverarbeitung Software verwenden, sehen sich oft mit einer Reihe von Herausforderungen konfrontiert. Dazu gehören zusammengefasst:
- Fehleranfälligkeit: Ohne Automatisierung schleichen sich bei der manuellen Eingabe leichter Fehler ein, was zu falschen Buchungen und Verzögerungen führen kann.
- Zeitintensiv: Die manuelle Bearbeitung von Rechnungen kostet viel Zeit und bindet wertvolle Ressourcen, die für andere Aufgaben genutzt werden könnten.
- Wenig Übersicht: Es ist schwieriger, den Überblick über den Status von Rechnungen zu behalten, was die Nachverfolgung und Kontrolle erschwert.
- Verspätete Zahlungen: Ohne effiziente Prozesse können Zahlungen verzögert werden, was zu Spannungen mit Lieferanten führen kann.
- Höhere Ausgaben: Der manuelle Prozess ist oft teurer, da er mehr Arbeitskraft und Papierverbrauch erfordert.
Es lohnt sich also, in eine Eingangsrechnungsverarbeitung Software zu investieren, um die Kosten zu senken und die Effizienz im Unternehmen zu erhöhen.
Was sollte eine Software für Eingangsrechnungs-verarbeitung können?
Eine zeitgemäße Softwarelösung für die Eingangsrechnungsverarbeitung sollte eine Vielzahl von Funktionen bieten, die den gesamten Prozess von der Rechnungserfassung bis zur Zahlung und Archivierung unterstützen. Im Folgenden sind einige der wichtigsten Fähigkeiten aufgeführt, die eine solche Software umfassen sollte:
Praktische Funktionen von Software für Eingangsrechnungs-verarbeitung
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Automatischer Rechnungseingang
Die Software sollte Rechnungen automatisch erfassen können, egal ob sie per E-Mail, Post oder über elektronische Plattformen kommen.
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Automatisierte Datenerkennung
Mithilfe von OCR (Optical Character Recognition) sollte die Software Daten aus Rechnungen automatisch erkennen und extrahieren können.
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Prüfung und Validierung
Die Software sollte Rechnungen auf Richtigkeit und Vollständigkeit prüfen können, einschließlich der Überprüfung von Wertgrenzen und der Erkennung von Duplikaten.
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Workflow-Management
Ein integrierter Workflow zur Genehmigung und Freigabe von Rechnungen, der an die Bedürfnisse deines Unternehmens angepasst werden kann, ist essenziell.
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Integration
Die Software sollte sich in Ihr bestehenden ERP- und Buchhaltungssysteme integrieren lassen, um einen reibungslosen Datenaustausch zu gewährleisten.
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Archivierung
Eine sichere und gesetzeskonforme Archivierung der Rechnungen ist wichtig, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.
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Berichterstellung und Analyse
Die Möglichkeit, Berichte zu erstellen und Analysen durchzuführen, hilft dir, den Überblick über den Rechnungsprozess zu behalten und Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen.
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Compliance
Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, wie z.B. der DSGVO.
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Benutzerfreundlichkeit
Eine intuitive Benutzeroberfläche ist wichtig, um die Akzeptanz bei den Anwendern zu erhöhen und den Schulungsaufwand zu minimieren.
Welche Vorteile hat der Einsatz einer Software für Eingangsrechnungs-verarbeitung?
Der Einsatz einer spezialisierten Software zur Eingangsrechnungsverarbeitung bietet zahlreiche Vorteile, die weit über die reine Automatisierung hinausgehen. Hier sind einige der wichtigsten Pluspunkte, die Ihr Unternehmen erwarten kann:
- Erhebliche Zeitersparnis: Durch die Automatisierung zeitaufwändiger manueller Aufgaben, wie der Dateneingabe und -prüfung, gewinnen Ihre Mitarbeiter wertvolle Zeit für strategischere Aufgaben.
- Minimierung von Fehlern: Automatisierte Prozesse reduzieren das Risiko menschlicher Fehler erheblich, was zu einer höheren Datenqualität und weniger nachträglichen Korrekturen führt.
- Senkung der Betriebskosten: Effizientere Abläufe und weniger Fehler resultieren oft in direkten und indirekten Kosteneinsparungen.
- Erhöhte Transparenz: Eine Softwarelösung ermöglicht eine lückenlose Nachverfolgung des Rechnungsstatus und bietet Ihnen jederzeit Einblick in den aktuellen Stand.
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben: Durch die automatische Archivierung und Protokollierung aller Schritte wird die Compliance mit gesetzlichen Anforderungen erleichtert.
- Skalierbarkeit: Eine Software kann problemlos mit Ihrem Unternehmen wachsen und auch größere Rechnungsvolumina bewältigen.
- Verbesserte Lieferantenbeziehungen: Schnellere und transparentere Prozesse können zu einer besseren Kommunikation und Zusammenarbeit mit Ihren Lieferanten führen.
- Beitrag zum Umweltschutz: Durch die Digitalisierung von Rechnungen kann der Papierverbrauch reduziert werden, was der Umwelt zugutekommt.
- Flexibilität und Mobilität: Cloud-basierte Lösungen ermöglichen den Zugriff auf Rechnungen und Prozesse von überall und zu jeder Zeit.
- Höchste Sicherheitsstandards: Moderne Softwarelösungen bieten hohe Sicherheitsstandards und schützen sensible Daten vor unbefugtem Zugriff.
Diese Vorteile können dazu beitragen, den Rechnungsprozess in Ihrem Unternehmen zu optimieren und gleichzeitig die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter und Geschäftspartner zu erhöhen.
Wir beraten Sie gerne.
Lassen Sie uns über Ihre Themen sprechen.
Shareflex ECM Online
Viele Unternehmen nutzen bereits Microsoft 365 für ihre Geschäftsprozesse. Microsoft entwickelt ständig neue Funktionen und bietet dabei nahezu unbegrenzte Skalierbarkeit. Das können Sie für sich nutzen.
Microsoft 365 bildet ein solides Fundament für digitale Workflows. Doch im Unternehmensalltag sind die Funktionen oft nicht vollständig umgesetzt und überzeugen nicht immer in ihrer Benutzerfreundlichkeit. Zudem fehlen wichtige Funktionen, insbesondere bei der Aktenverwaltung, Datenerfassung, Geschäftsprozess-Workflows, ERP-Systemanbindung und Dokumentengenerierung.
Mittels Shareflex können Sie, sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Informationen, aus verschiedenen Geschäftsprozessen bündeln. Der große Vorteil: Neben Microsoft 365 ist keine zusätzliche Infrastruktur erforderlich. Alle Daten werden ausschließlich in der Microsoft-365-Umgebung, innerhalb Ihres SharePoints gespeichert und archiviert. Der Zugriff auf sämtliche Dokumente erfolgt somit über ein einziges Tool, das Ihre Mitarbeiter ohnehin täglich nutzen. Das macht die Bedienung denkbar einfach.
Wir gehen einen Schritt weiter: Unsere Lösung für die Rechnungsverarbeitung basiert auf Shareflex ECM Online und automatisiert den gesamten Prozess von der Erfassung über die Prüfung bis hin zur revisionssicheren Archivierung. So reduzieren Sie Fehler, sparen Zeit und schaffen maximale Transparenz in Ihrer Buchhaltung.
Neben der automatisierten Rechnungsverarbeitung unterstützt Shareflex ECM Online Sie auch in weiteren Bereichen: So lassen sich Akten mit Shareflex Documents effizient verwalten, Verträge mit Shareflex Contract rechtssicher managen und Qualitätsprozesse mit Shareflex Quality Documents digital abbilden.
- Intelligent: Eingangsrechnungsverarbeitung mit Microsoft365
- Einfach: Arbeiten in der gewohnten Microsoft 365-Umgebung
- Besser: Nahtlose Integration in die bestehende Microsoft-Systemlandschaft
- Sicher: Bereitstellung in der Microsoft Azure Cloud
- Kostengünstig: Keine zusätzliche Infrastruktur notwendig
- Zukunftssicher: Alle Daten werden im Kunden-Tenant in SharePoint Online gespeichert
Shareflex Invoice: Die Lösung für Ihre digitale Rechnungsverarbeitung einfach erklärt
Shareflex Invoice ist eine Software für Eingangsrechnungsverarbeitung, die auf Microsoft SharePoint basiert und im Microsoft 365 Universum genutzt wird, speziell entwickelt für den Rechnungseingangsprozess in Ihrem Unternehmen. Squeeze unterstützt die Eingangsrechnungsverarbeitung hierbei mittels OCR (Optical Character Recognition) und Dokumentenextraktion.
Shareflex Invoice und Squeeze Überblick
Shareflex Invoice automatisiert den Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung und macht ihn sicherer. Das Herzstück ist der frei konfigurierbare, digitale Rechnungsworkflow zur Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen. So behalten Sie jederzeit den Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstatus und reduzieren die Durchlaufzeiten Ihrer Rechnungen. Die Dokumentenextraktion mit SQUEEZE hat das Ziel, Zeitersparnis und Effizienz in die Bearbeitung eingehender Dokumente zu bringen und ergänzt Shareflex Invoice somit perfekt.
Abbildung: Shareflex Invoice Oberfläche, Aufgabenansicht.
Warum sich für Shareflex Invoice und Squeeze entscheiden?
Shareflex Invoice und Squeeze
Andere Eingangsrechnungs-verarbeitung Software
Das Wichtigste zu Shareflex Invoice in Kürze
Shareflex Invoice ist eine umfassende Lösung für die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung, die speziell entwickelt wurde, um den Anforderungen moderner Unternehmen gerecht zu werden. Hier sind die herausragenden Merkmale, die Shareflex Invoice auszeichnen:
Nahtlose Integration
Shareflex Invoice integriert sich nahtlos in Ihre bestehende Microsoft-365-Umgebung, was eine einfache Implementierung und Nutzung ermöglicht.
Eskalationsmechanismen
Integrierte Eskalationsmechanismen helfen dabei, Fristen einzuhalten und sicherzustellen, dass keine Rechnung unbeachtet bleibt.
Digitaler Rechnungsworkflow
Der konfigurierbare, digitale Rechnungsworkflow ermöglicht eine effiziente Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen, was den Prozess erheblich beschleunigt.
Benutzerfreundlichkeit
Eine intuitive und übersichtliche Benutzeroberfläche sorgt dafür, dass Ihre Mitarbeiter schnell mit dem System vertraut sind und es effektiv nutzen können.
Automatisierte Belegerkennung
Durch den Einsatz von OCR (Squeeze) und regelbasierter Inhaltserkennung werden Rechnungsdaten, einschließlich Positionsdaten, automatisch und fehlerfrei erfasst.
Rollenbasierte Berechtigungen
Die rollenbasierte Benutzerverwaltung stellt sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Rechnungsdaten haben.
Revisionssichere Archivierung
Shareflex Invoice gewährleistet eine revisionssichere Archivierung aller Rechnungen und zugehörigen Dokumente, entweder auf Ihrem vorhandenen Storage-System oder einem optionalen Archivsystem.
Erweiterte Metadatensuche
Eine erweiterte Metadatensuche ermöglicht es Ihnen, Rechnungen und zugehörige Informationen schnell und einfach zu finden.
Automatisches Workflow-Protokoll
Der gesamte Verlauf einer Rechnung wird protokolliert und anschließend mit der Rechnung abgelegt, was für maximale Transparenz sorgt.
Eskalationsmechanismen
Integrierte Eskalationsmechanismen helfen dabei, Fristen einzuhalten und sicherzustellen, dass keine Rechnung unbeachtet bleibt.
Umfassendes Reporting
Shareflex Invoice bietet Listen, Gruppierungen und grafische Ansichten sowie Excel-Exporte zur detaillierten Analyse und Auswertung.
Das Wichtigste zu Squeeze in Kürze
Squeeze ist eine Lösung zur automatischen Rechnungserkennung und -Verarbeitung mittels OCR. Dabei werden eingehende Unternehmensdokumente unabhängig des Dateiformates digitalisiert. Nachstehend haben wir die Kernfunktionen von Squeeze aufgeführt:
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Empfang der Eingangsrechnung
Mittels praktischer Postfachanbindung lassen sich die gewünschten Eingangsrechnungen in Squeeze empfangen.
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Auslesen der Eingangsrechnung
Eine OCR Logik liest die Daten innerhalb der Eingansrechnung aus.
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Datenverarbeitung
Die verarbeiteten Daten werden innerhalb der Oberfläche angezeigt und können bei Bedarf angepasst werden.
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Weiteleitung der Daten an SF Invoice
Bei Validierung der Daten werden die Daten inkl. Eingangsrechnungsdokument an SF Invoice weitergeleitet.
XRechnungen und ZUGFeRD - kein Problem.
Zusammenfassend lässt sich festhalten:
- Nahtlose Integration: SF Invoice und Squeeze fügt sich nahtlos in die Microsoft 365-Umgebung ein, was bedeutet, dass Sie Ihre vertrauten Tools wie Word, Excel und Outlook weiterhin verwenden können, ohne zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln zu müssen.
- Zentrale Datenhaltung: Alle Vertragsdaten werden zentral in SharePoint gespeichert, was eine einfache Verwaltung und einen schnellen Zugriff ermöglicht.
- Automatisierte Workflows: Beide Lösungen nutzen eine eigene benutzerfreundliche Workflow Engine, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, z.B. das Versenden von Erinnerungen an Fristen zu ermöglichen.
- Sicherheit und Compliance: Microsoft 365 bietet umfassende Sicherheitsfunktionen und Compliance-Tools, die sicherstellen, dass Ihre Vertragsdaten geschützt und gesetzliche Anforderungen erfüllt sind.
- Skalierbarkeit: SF Invoice und Squeeze wächst mit Ihrem Unternehmen und kann an Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden.
- Kollaborationsmöglichkeiten: Dank der Integration in Microsoft Teams können Sie einfach und effizient mit Kollegen und externen Partnern zusammenarbeiten.
Wie lässt sich Shareflex Invoice und Squeeze in Ihr Unternehmen integrieren?
Die Integration von Shareflex Invoice und Squeeze in Ihr Unternehmen kann in mehreren Schritten erfolgen.
Bei Berücksichtigung folgender Schritte können wir beide Lösungen auch in Ihr Unternehmen erfolgreich integrieren:
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Bedarfsanalyse
Zunächst besprechen wir mit Ihnen die wesentlichen Anforderungen an das neue Eingangsrechnungsverarbeitungssystem um sicherzustellen, dass wir Ihnen mit Shareflex Invoice und Squeeze helfen können.
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Angebotserstellung
Wir kennen nun den groben Umfang Ihrer Anforderungen und erstellen Ihnen hierauf ein detailliertes Angebot.
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Entscheidung
Sie entscheiden sich für uns, Prima! Nun besprechen wir gemeinsam die nächsten Schritte und übergeben das Projekt vom Vertrieb an unser Projektteam.
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Kick-off Termin
Sie lernen das Projektteam kennen und wir besprechen mit Ihnen gemeinsam die weiteren Schritte.
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Einrichtung der Test Umgebung
Bevor wir in die Workshops gehen, richten wir Ihnen die Test Umgebung ein. So wird sichergestellt, dass Sie mit einem gänzlich unberührten System in den Echtstart gehen können.
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Workshops
Wir starten mit den Workshops. Den Rahmen geben wir aus unserer Projekterfahrung gerne vor, damit das Projekt so flüssig wie möglich ablaufen kann.
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Implementierung
Innerhalb iterativer Schleifen gehen wir auf Ihre konkreten Anforderungen ein und setzen diese in Sprints um. Sie dürfen testen, uns feedback geben und sollten die Anforderungen korrekt umgesetzt worden sein, werden diese abgeschlossen.
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Testphase und Echtstart
Alle Anforderungen sind umgesetzt, Klasse! Wir vereinbaren eine gemeinsame Testphase, damit dem Echtstart später nichts mehr im Weg steht. Nach erfolgreichem Abschluss der Testphase gehen wir gemeinsam in den Echtbetrieb. Geschafft!
Fazit
Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung mit Shareflex Invoice und Squeeze bietet Unternehmen eine effiziente und sichere Lösung zur Bearbeitung von Rechnungen. Durch die nahtlose Integration in Microsoft 365 werden Prozesse automatisiert, Fehler minimiert und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben gewährleistet. Diese Lösung steigert die Produktivität, senkt Kosten und verbessert die Transparenz. Kontaktieren Sie uns, um zu erfahren, wie wir die Implementierung auch in Ihrem Unternehmen erfolgreich gestalten können!
Häufige Fragen zu Shareflex Invoice und Squeeze
Ist Shareflex Invoice eine Cloud oder OnPremises Lösung?
Shareflex Invoice ist eine moderne Cloud-Lösung, die Ihnen als Software as a Service (SaaS) zur Verfügung steht. Das bedeutet, dass Shareflex auf der leistungsstarken Microsoft Azure Plattform basiert und alle Ihre Daten und Dokumente sicher in Ihrem Microsoft-365-Tenant gespeichert werden.
Was ist eine digitale Eingangsrechnungsverarbeitung?
Welche Vorarbeiten kann ich vor Start des Projektes bereits erledigen?
Wie werden Zugriffsrechte in Shareflex Invoice festgelegt?
Wie ist der Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung?
Wie komplex ist die Einführung der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung?
Wie viel kostet Shareflex Invoice?
Kann Squeeze mit XRechnung und ZUGFeRD umgehen?
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