INNOVATIVES ECM mit unserer Akten-management Software
Intelligent. Einfach. Besser.
Unsere ECM Aktenmanagement-Software ist eine moderne, innovative Lösung, die speziell entwickelt wurde, um Ihnen die Verwaltung und Organisation Ihrer Dokumente und Akten zu erleichtern.
Mit Aktenmanagement in Microsoft 365 und Shareflex ECM online profitieren Sie von einer nahtlosen Integration in D365 Business Central.
So macht Dokumentenmanagement wieder Spaß!
Das Wichtigste zum Enterprice Content Management in Kürze
Ein Enterprise Content Management System (ECM) ist eine ganzheitliche Lösung zur Verwaltung von Unternehmensinhalten und -dokumenten. Es beinhaltet Strategien, Methoden und Werkzeuge, um den gesamten Lebenszyklus von Informationen effizient zu steuern. Dabei geht es im wesentlichen um:
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Effizientes Dokumentenmanagement
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Transparenz
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Collaborative Intelligence
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Revisionssicherheit
Ein ECM-System: Der schlüssel für Ihren Erfolg
Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten in einem wachsenden Unternehmen. Täglich sind Sie mit einer Flut von Dokumenten und Informationen konfrontiert. Ihre Mitarbeiter verbringen Stunden damit, wichtige Dateien zu suchen. Sicherheitsrisiken nehmen zu, da sensible Informationen nicht ausreichend geschützt sind. Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wird zur Herausforderung. Wertvolles Wissen geht verloren, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Die Betriebskosten steigen aufgrund ineffizienter Arbeitsabläufe.
Doch es gibt eine Lösung: Ein Enterprise Content Management (ECM) System.
Mit einem ECM-System können Sie Ihre Dokumente und Informationen effizient verwalten. Ihre Mitarbeiter finden benötigte Dateien in Sekundenschnelle, was die Produktivität steigert und Zeit spart. Sicherheitsfunktionen wie Zugriffskontrollen und Verschlüsselung schützen Ihre sensiblen Daten vor unbefugtem Zugriff. Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wird zum Kinderspiel, da das ECM-System alle notwendigen Anforderungen erfüllt.
Darüber hinaus wird wertvolles Wissen zentral gespeichert und bleibt dem Unternehmen erhalten, selbst wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Die Betriebskosten sinken, da manuelle Prozesse automatisiert und Arbeitsabläufe optimiert werden.
Ein ECM-System ist die Rettung für Ihr Unternehmen.
ECM leicht gemacht - Die Aktenmanagement Software
Unternehmen, die keine spezialisierte ECM Software verwenden, sehen sich oft mit einer Reihe von Herausforderungen konfrontiert. Dazu gehören:
- Dokumentenverlust: Wichtige Unterlagen können in chaotischen Ablagesystemen verloren gehen oder schwer auffindbar sein.
- Höhere Kosten: Manuelle Prozesse und die Verwaltung von Papierdokumenten sind oft teurer und zeitaufwendiger als digitale Lösungen.
- Ungeordnete Informationen: Ohne ein ECM-System bleiben viele Daten unstrukturiert und schwer zugänglich, was zu ineffizienten Abläufen und verzögerten Entscheidungen führt.
- Compliance-Probleme: Ohne ein zentrales System zur Verwaltung und Archivierung von Dokumenten kann es schwierig sein, gesetzliche Vorschriften und Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
- Erschwerte Zusammenarbeit: Die Zusammenarbeit zwischen Teams und Abteilungen wird erschwert, wenn Informationen nicht zentral und leicht zugänglich sind.
Es lohnt sich also, in eine ECM Software zu investieren, um für mehr Effizienz und Collaborative Intelligence zu sorgen.
Was sollte eine ECM Software grundsätzlich können?
Eine ECM Software sollte eine Vielzahl von Funktionen bieten, um Ihr Unternehmen bestmöglich bei der Umsetzung und Aufrechterhaltung eines effektiven ECM Systems zu unterstützen. Hier sind einige der wesentlichen Fähigkeiten, die ein Enterprise Content Management mitbringen sollte:
Praktische Funktionen von Software für ein ECM System
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Zentrale Ablage
Alle Dokumente und Akten werden digital an einem zentralen Ort gespeichert. Das erleichtert den Zugriff und die Verwaltung.
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Schnelle Suche
Mit Funktionen wie Volltextsuche und Metadaten finden Sie Dokumente schnell und einfach.
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Sicherheitsfunktionen
Die Software sollte Zugriffskontrollen und Verschlüsselung bieten, um Ihre sensiblen Daten zu schützen.
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Effiziente Zusammenarbeit
Teams können gleichzeitig und ortsunabhängig auf die gleichen Dokumente zugreifen und zusammenarbeiten.
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Automatisierung
Viele Prozesse, wie die Dokumentenerstellung und -archivierung, können automatisiert werden. Das spart Ihnen Zeit und Kosten.
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Aufgabenverwaltung
Die Software sollte die Zuweisung und Verfolgung von Aufgaben ermöglichen. So behalten Sie den Überblick über den Bearbeitungsstatus.
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Versionierung und Nachverfolgbarkeit
Mit einem ECM-System können Sie Änderungen an Dokumenten nachverfolgen und ältere Versionen bei Bedarf wiederherstellen. Das ist besonders nützlich, wenn mehrere Personen an einem Dokument arbeiten und Änderungen nachvollzogen werden müssen.
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Skalierbarkeit und Flexibilität
Ein ECM-System kann mit Ihrem Unternehmen wachsen und sich an neue Anforderungen anpassen. Egal, ob Sie ein kleines Unternehmen sind, das gerade erst anfängt, oder ein großes Unternehmen mit komplexen Anforderungen – ein ECM-System kann entsprechend skaliert werden.
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Compliance und Revisionssicherheit
Die Software hilft Ihnen, gesetzliche Vorschriften und Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Sie ermöglicht eine revisionssichere Archivierung.
Welche Vorteile bietet der Einsatz eines ECM Systems?
Ein ECM System sollte eine Vielzahl von Funktionen bieten, um Ihr Unternehmen bestmöglich bei der Umsetzung und Aufrechterhaltung eines effektiven Dokumentenmanagementsystems zu unterstützen. Hier sind einige der wesentlichen Fähigkeiten, die unser Aktenmanagement mitbringt:
Integration
Das Aktenmanagement lässt sich nahtlos in bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme einbinden, was einen reibungslosen Datenaustausch ermöglicht.
Revisionierung und Archivierung
Unser ECM bietet umfassende Funktionen zur Revisionierung und rechts- und revisionssicheren Archivierung Ihrer Dokumente, sodass jede Änderung nachvollziehbar bleibt.
Benutzerfreundliche Oberfläche
Es stellt eine intuitive und übersichtliche Benutzeroberfläche zur Verfügung, die die Akzeptanz der Anwender fördert und den Schulungsaufwand minimiert.
Schneller und übersichtlicher Einstieg
Ihr persönliches Cockpit bietet Ihnen einen schnellen Überblick über alle relevanten Dokumente und anstehenden Aufgaben, was die Verwaltung effizienter gestaltet.
Erweiterte Funktionen
Über die Standardfunktionen hinaus bietet Shareflex zusätzliche DMS-Funktionen wie das Verlinken, Kopieren und Verschieben von Akten und Dokumenten sowie Wiedervorlage-Funktionen.
Produktivitätssteigerung
Durch die Automatisierung und Optimierung von Dokumentenprozessen können Unternehmen ihre Effizienz steigern und Kosten sparen.
Wir beraten Sie gern.
Lassen Sie uns über Ihre Themen sprechen.
Shareflex ECM Online
Viele Unternehmen nutzen bereits Microsoft 365 für ihre Geschäftsprozesse. Microsoft entwickelt ständig neue Funktionen und bietet nahezu unbegrenzte Skalierbarkeit. Das können Sie für sich nutzen.
Microsoft 365 bildet ein solides Fundament für digitale Workflows. Doch im Unternehmensalltag sind die Funktionen oft nicht vollständig umgesetzt und überzeugen nicht immer in ihrer Benutzerfreundlichkeit. Zudem fehlen wichtige Funktionen, insbesondere bei der Aktenverwaltung, Datenerfassung, Geschäftsprozess-Workflows, ERP-Systemanbindung und Dokumentengenerierung.
Mittels Shareflex können Sie, sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Informationen, aus verschiedenen Geschäftsprozessen bündeln. Der große Vorteil: Neben Microsoft 365 ist keine zusätzliche Infrastruktur erforderlich. Alle Daten werden ausschließlich in der Microsoft-365-Umgebung, innerhalb Ihres SharePoints gespeichert und archiviert. Der Zugriff auf sämtliche Dokumente erfolgt somit über ein einziges Tool, das Ihre Mitarbeiter ohnehin täglich nutzen. Das macht die Bedienung denkbar einfach.
Wir gehen einen Schritt weiter: Unser Aktenmanagement basiert auf Shareflex ECM Online und bietet Ihnen eine dokumentenzentrierte Lösung, integriert in Ihrer Microsoft 365 Umgebung und D365 Dynamics Business Central.
- Intelligent: Cloud-ECM mit Microsoft365
- Einfach: Arbeiten in der gewohnten Microsoft 365-Umgebung
- Besser: Nahtlose Integration in die bestehende Microsoft-Systemlandschaft
- Sicher: Bereitstellung in der Microsoft Azure Cloud
- Kostengünstig: Keine zusätzliche Infrastruktur notwendig
- Zukunftssicher: Alle Daten werden im Kunden-Tenant in SharePoint Online gespeichert
ECM Akten-management in Microsoft 365
Mit unserem Aktenmanagement gelingt Ihnen die ganzheitliche, strukturierte Verwaltung und Organisation von Informationen in Ihrem Unternehmen:
- Mitarbeiter finden in digitalen Akten jederzeit alle relevanten Dokumente und Informationen zu jedem Vorgang
- nur autorisierte Nutzer erhalten Zugriff auf die für sie relevanten Informationen und Akten.
- Intelligente Suchfunktionen sowie eine umfassende Volltextsuche lassen Anwender schnell die notwendigen Informationen finden.
- Revisionssichere, digitale Akten erleichtern die Einhaltung der DSGVO inklusive der dazugehörigen Aufbewahrungs- und Löschvorschriften.
- Die Passgenauigkeit mit unterschiedlichsten Business-Anwendungen, gewährleistet überall dieselbe Sicht auf Akten und Vorgänge.
Abbildung: Aktenmanagement Oberfläche, Akte Verkaufsauftrag.
WIR VERSCHAFFEN IHNEN GERN EINEN ÜBERBLICK
Unser Handbuch mit vielerlei Grafiken, Beschreibungen und Erklärungen hilft Ihnen, sich die Lösung inklusive Funktionen genauer anzuschauen.
Aktenmangement: Das zeitgemäße ECM in M365 im Fokus
Unser Aktenmanagement ist eine umfassende ECM-Software, die speziell für die Integration mit SharePoint Online und Microsoft 365 entwickelt wurde. Diese Lösung bietet eine Vielzahl von Funktionen, die Ihnen helfen, Ihre Dokumente effizient zu verwalten und dabei stets den Überblick zu behalten.
Warum sich für unser Aktenmanagement entscheiden?
Unser Aktenmanagement in M365
Andere Dokumenten-management Software
Zusammenfassend lässt sich festhalten:
- Nahtlose Integration: Unser Aktenmanagement fügt sich nahtlos in die Microsoft 365-Umgebung ein, was bedeutet, dass Sie Ihre vertrauten Tools wie Word, Excel und Outlook weiterhin verwenden können, ohne zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln zu müssen.
- Zentrale Datenhaltung: Alle Dokumente werden zentral in SharePoint gespeichert, was eine einfache Verwaltung und einen schnellen Zugriff ermöglicht.
- Sicherheit und Compliance: Microsoft 365 bietet umfassende Sicherheitsfunktionen und Compliance-Tools, die sicherstellen, dass Ihre Vertragsdaten geschützt und gesetzliche Anforderungen erfüllt sind.
- Skalierbarkeit: Das ECM System wächst mit Ihrem Unternehmen und kann an Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden.
- Kollaborationsmöglichkeiten: Dank der Integration in Microsoft Teams können Sie einfach und effizient mit Kollegen und externen Partnern zusammenarbeiten.
Wie lässt sich eine digitale Aktenverwaltung in das Unternehmen integrieren?
Die Integration einer digitalen Aktenverwaltung in Ihr Unternehmen kann in mehreren Schritten erfolgen.
Durch diese können Sie eine digitale Aktenverwaltung erfolgreich in Ihr Unternehmen integrieren und von den zahlreichen Vorteilen profitieren.
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Bedarfsanalyse
Ermitteln Sie den spezifischen Bedarf Ihres Unternehmens. Überlegen Sie, welche Dokumente und Akten digitalisiert werden sollen und welche Prozesse automatisiert werden können.
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Systemauswahl
Wählen Sie eine geeignete Aktenmanagement-Software aus, die Ihren Anforderungen entspricht. Achten Sie auf Funktionen wie zentrale Ablage, schnelle Suche, Sicherheitsmaßnahmen und Integration mit bestehenden Systemen.
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Planung und Vorbereitung
Erstellen Sie einen detaillierten Plan für die Implementierung. Legen Sie Verantwortlichkeiten, Zeitpläne und Meilensteine fest.
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Datenmigration
Migrieren Sie bestehende Papierakten und digitale Dokumente in das neue System. Nutzen Sie moderne Scan-Lösungen und Texterkennungstechnologien, um die Daten effizient zu erfassen.
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Schulung der Mitarbeiter
Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Software. Stellen Sie sicher, dass sie die Funktionen und Vorteile der digitalen Aktenverwaltung verstehen und nutzen können.
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Testphase
Führen Sie eine Testphase durch, um sicherzustellen, dass das System reibungslos funktioniert und alle Anforderungen erfüllt werden. Nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen vor.
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Go-Live und Monitoring
Starten Sie den Live-Betrieb der digitalen Aktenverwaltung. Überwachen Sie den Betrieb und sammeln Sie Feedback von den Nutzern, um kontinuierliche Verbesserungen vorzunehmen.
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Kontinuierliche Verbesserung
Nutzen Sie die gewonnenen Erkenntnisse, um Prozesse weiter zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Implementieren Sie regelmäßige Updates und Schulungen, um das System auf dem neuesten Stand zu halten.
Fazit
Die ECM-Aktenmanagement-Software von APIRANCE bietet eine moderne und innovative Lösung zur effizienten Verwaltung und Organisation von Dokumenten und Akten. Durch die nahtlose Integration in Microsoft 365 und Shareflex ECM Online profitieren Unternehmen von zentraler Datenhaltung, hoher Sicherheit und Compliance sowie verbesserten Kollaborationsmöglichkeiten. Diese Lösung unterstützt Unternehmen dabei, ihre Prozesse zu optimieren und die Produktivität zu steigern. Kontaktieren Sie uns, um zu erfahren, wie wir die Implementierung auch in Ihrem Unternehmen erfolgreich gestalten können!
Häufig gestellte Fragen zu unserem Aktenmanagement
Was versteht man unter Aktenmanagement?
Eine Aktenmanagement-Software ist ein digitales Werkzeug, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre Dokumente und Akten effizient zu verwalten.
Warum benötigt man ein Aktenmanagement?
Welche Dokumenttypen kann ich speichern?
Wie werden Zugriffsrechte im Aktenmanagement M365 festgelegt?
Was kostet die Aktenmanagement Software?
Lassen Sie uns Ihre ECM-Einführung besprechen
Individuelle, kostenlose Beratung
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Wir besprechen die ECM-Einführung in Ihrem Unternehmen
Ihr Ansprechpartner
Jens Pawolka
Geschäftsführer
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