Digitale Vertrags-management Software Shareflex Contract

Es handelt sich um ein digitales Tool, das Unternehmen dabei hilft, ihre Verträge effizient zu verwalten und zu überwachen.

Ein effektives Vertragsmanagement ist für Ihr Unternehmen aus mehreren Gründen unerlässlich:

1. Risikominimierung: Durch die Überwachung und Verwaltung Ihrer Verträge können Sie sicherstellen, dass alle vertraglichen Verpflichtungen eingehalten werden, wodurch rechtliche und finanzielle Risiken reduziert werden.
2. Kosteneinsparungen: Ein gutes Vertragsmanagement hilft Ihnen, Kosten zu senken, indem es die Effizienz steigert und unnötige Ausgaben, wie z.B. durch verpasste Fristen oder ungenutzte Vertragsklauseln, vermeidet.
3. Verbesserte Zusammenarbeit: Verträge sind oft komplex und betreffen mehrere Abteilungen. Ein zentrales Vertragsmanagementsystem erleichtert die Zusammenarbeit und sorgt dafür, dass alle Beteiligten stets auf dem neuesten Stand sind.
4. Compliance und Sicherheit: Ein strukturiertes Vertragsmanagement unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Richtlinien, indem es eine sichere und nachvollziehbare Verwaltung Ihrer Verträge gewährleistet.
5. Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse und die zentrale Speicherung von Verträgen sparen Zeit und Ressourcen, was die betriebliche Effizienz erhöht.

Ein gutes Vertragsmanagementsystem hilft Ihnen also nicht nur dabei, Risiken zu minimieren und Kosten zu senken, sondern verbessert auch die Zusammenarbeit und Effizienz in Ihrem Unternehmen.

Eine Vertragsmanagement-Software umfasst mehrere wesentliche Bestandteile, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre Verträge effizient zu verwalten:

1. Digitalisierung: Erfassung und Digitalisierung papierbasierter Verträge, um sie elektronisch zu speichern und zu verwalten.
2. Automatisierung: Automatisierte Erstellung und Verwaltung von Verträgen und Dokumenten, um manuelle Prozesse zu reduzieren.
3. Such- und Auffindefunktionen: Leistungsstarke Suchfunktionen, die es ermöglichen, digitalisierte Verträge anhand verschiedener Metadaten schnell zu finden.
4. Termin- und Fristenüberwachung: Überwachung von Vertragsfristen und -terminen, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Deadlines verpasst werden.
5. Workflow- und Aufgabenmanagement: Verwaltung von Aufgaben und Workflows im Zusammenhang mit Verträgen, um die Effizienz zu steigern.
6. Dokumentenvergleich und Versionsmanagement: Vergleich von Dokumentenversionen und Verwaltung verschiedener Versionen eines Vertrags.
7. Elektronische Unterschriften: Rechtskonforme elektronische Unterschriftenfunktionen, um Verträge digital zu unterzeichnen.
8. Compliance: Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, wie z.B. der DSGVO.

Diese Funktionen helfen Ihnen, Ihre Vertragsprozesse zu optimieren und sicherzustellen, dass alle vertraglichen Verpflichtungen eingehalten werden.

1. Zeit- und Kostenersparnis: Durch die Automatisierung und Standardisierung von Vertragsprozessen können Unternehmen die Zeit für die Erstellung, Genehmigung und Verwaltung von Verträgen erheblich reduzieren. Dies führt nicht nur zu geringeren Verwaltungskosten, sondern auch zu einer spürbar höheren Produktivität.
2. Verbesserte Transparenz und Kontrolle: Ein zentrales Vertragsmanagementsystem bietet einen klaren Überblick über alle Verträge, ihre Bedingungen und Fristen. So wird die Überwachung und Einhaltung von Vertragsverpflichtungen deutlich erleichtert.
3. Risikominimierung: Durch die systematische Überwachung und Analyse von Verträgen können potenzielle Risiken frühzeitig erkannt und gemindert werden. Dies hilft, rechtliche und finanzielle Probleme zu vermeiden.
4. Erhöhte Compliance: Ein gutes Vertragsmanagement stellt sicher, dass alle Verträge den gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen entsprechen. Dadurch wird das Risiko von Strafen und rechtlichen Auseinandersetzungen reduziert.
5. Bessere Zusammenarbeit: Vertragsmanagementsysteme fördern die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen, indem sie den Zugriff auf Verträge und die gemeinsame Bearbeitung erleichtern.
6. Optimierte Ressourcennutzung: Durch die Analyse von Vertragsdaten können Unternehmen ihre Ressourcen effizienter einsetzen und sicherstellen, dass sie die besten Vertragsbedingungen aushandeln.
7. Verbesserte Beziehungen zu Geschäftspartnern: Ein effektives Vertragsmanagement trägt dazu bei, dass Verträge pünktlich und korrekt erfüllt werden. Dies stärkt das Vertrauen und die Zufriedenheit der Geschäftspartner.

In Shareflex Contract können Sie eine Vielzahl von Dateiformaten hochladen, was Ihnen maximale Flexibilität bei der Verwaltung Ihrer Vertragsdokumente bietet. Zu den unterstützten Formaten gehören:

• PDF: Für nicht veränderbare Dokumente, die oft für Verträge verwendet werden.
• Microsoft Word: Für editierbare Vertragsvorlagen und -dokumente.
• Microsoft Excel: Für Tabellen und Berechnungen, die mit Verträgen verbunden sind.
• Bilder: Wie PNG oder JPEG, z.B. für gescannte Dokumente oder Unterschriften.
• Textdateien: Wie TXT oder CSV, für einfache Textinformationen oder Datenexporte.
• E-Mails: Die direkt aus Outlook heraus gespeichert werden können.

Ja, mit Shareflex Contract wird das Teilen von Dokumenten zum Kinderspiel. Sie haben verschiedene Möglichkeiten, um Ihre Vertragsdokumente sicher und effizient mit anderen zu teilen:

• Freigabelinks: Erstellen Sie einfach einen Freigabelink für das gewünschte Dokument und senden Sie diesen per E-Mail oder Nachricht an die Empfänger Ihrer Wahl.
• Berechtigungen: Passen Sie die Berechtigungen für jedes Dokument individuell an und bestimmen Sie genau, wer das Dokument anzeigen oder bearbeiten darf.
• Integration mit Outlook: Dank der nahtlosen Integration mit Outlook können Sie Dokumente direkt aus der Anwendung heraus teilen.
• SharePoint-Funktionen: Shareflex Contract nutzt die leistungsstarke SharePoint-Infrastruktur, sodass Sie alle Collaboration-Tools von SharePoint verwenden können, um Dokumente zu teilen und gemeinsam daran zu arbeiten.

Diese Funktionen ermöglichen es Ihnen, Vertragsdokumente sicher und kontrolliert mit Kollegen oder externen Partnern zu teilen, ohne die Anwendung verlassen zu müssen. So behalten Sie stets die Kontrolle über Ihre Dokumente und können gleichzeitig effizient zusammenarbeiten. Das Berechtigungskonzept definiert den Rahmen Ihrer Möglichkeiten. 

Der Administrationsbereich regelt, welche Personen/Gruppen Lese und/oder Schreibrechte besitzen. Die Zugriffsrechte können vom jeweiligen Administrator vergeben oder eingeschränkt werden.

Wenn Sie die entsprechende Berechtigung erhalten haben, können Sie ganz einfach über den „Bearbeiten“ Button die Vertragsdetails anpassen. So stellen wir sicher, dass nur autorisierte Personen Änderungen vornehmen können und Ihre Verträge stets geschützt sind.