Shareflex ECM Online bringt Struktur in Microsoft 365: Dokumente, E-Mails und relevante Informationen werden automatisch zu digitalen Akten gebündelt und kontextbezogen nutzbar gemacht.
So entsteht eine zentrale Informationsbasis für Kunden, Projekte, Verträge, Maschinen oder andere Geschäftsvorgänge – direkt in Ihrer gewohnten Microsoft-365-Umgebung. Ihre Teams finden Informationen in Sekundenschnelle, arbeiten nachvollziehbarer zusammen und reduzieren den Aufwand für die manuelle Suche und Abstimmung auf ein Minimum.
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digitale Akten
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schnelle Suche
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für Teams
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Microsoft-365-Umgebung
Kennen Sie das?
Typische Herausforderungen im Arbeitsalltag ohne digitales Aktenmanagement
Aktenmanagement wird nicht eingeführt, weil Unternehmen eine neue Ablage suchen. Es wird eingeführt, weil Menschen in unterschiedlichen Rollen täglich verlässliche Informationen benötigen – im Vertrieb, im Service, in Projekten, in der Qualitätssicherung oder in der Geschäftsführung.
Geschäftsführung & Management
- Das Problem: „Die Produktivität unserer Teams darf nicht vom Arbeitsort oder einem ständigen Systemwechsel abhängen.“
- Die Shareflex-Lösung: Die Software schafft eine einheitliche, zentrale Sicht auf alle Vorgänge direkt in Microsoft 365 – nahtlos nutzbar im Büro, im Homeoffice oder mobil.
Vertrieb & Account Management
- Das Problem: „Täglich fluten neue E-Mails, Angebote und Verträge mein Postfach. Mir fehlt die Zeit für manuelle Ablage, ich brauche sofort den 360-Grad-Blick.“
- Die Shareflex-Lösung: Kunden- und projektbezogene Dokumente sowie geschäftliche E-Mails werden in einer digitalen Kundenakte gebündelt – direkt im täglichen Arbeitskontext.
Zentrale & Posteingang
- Das Problem: „Jeden Tag treffen Briefe und Rechnungen ein. Es kostet zu viel Zeit, herauszufinden, zu welchem Vorgang sie gehören und wer zuständig ist.“
- Die Shareflex-Lösung: Eingehende Dokumente lassen sich über den digitalen Posteingang sofort dem richtigen Vorgang zuordnen und über automatisierte Workflows regelbasiert weiterleiten.
Projektmanagement & F&E
- Das Problem: „In Projekten müssen alle Beteiligten sofort den aktuellen Stand sehen – ohne Papierumlauf, doppelte Datenhaltung oder unklare Versionen.“
- Die Shareflex-Lösung: Projektunterlagen, Protokolle und Freigaben fließen in einer digitalen Projektakte zusammen. Das sichert eine transparente, bereichsübergreifende Zusammenarbeit in SharePoint und Microsoft Teams.
Fazit für Ihr Informationsmanagement:
Ein digitales Aktenmanagement stiftet genau dann den größten Nutzen, wenn es Dokumente nicht nur passiv speichert, sondern im exakten Arbeitskontext bereitstellt. Genau hier setzt Shareflex ECM Online an: Es eliminiert das Dokumentenchaos und macht Informationen dort nutzbar, wo Ihre Teams täglich arbeiten.
Warum digitale Akten in Microsoft 365 sinnvoll sind
Viele Unternehmen nutzen Microsoft 365 täglich für Zusammenarbeit, Kommunikation und Dokumentenablage. Ohne einen klaren Aktenplan entstehen jedoch schnell parallele Ablagen, uneinheitliche Ordnerstrukturen und Informationslücken. Besonders bei komplexen Vorgängen ist dann oft unklar, welche Datei aktuell ist, wo wichtige E-Mails liegen oder welche Informationen vollständig zum Vorgang gehören.
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Minimaler Suchaufwand
Dokumente und Informationen werden nach Vorgängen, Kunden, Projekten oder Objekten strukturiert.
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Besserer Überblick
Relevante Inhalte werden in einer digitalen Akte zusammengeführt.
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Nachvollziehbare Prozesse
Versionen, Freigaben und Änderungen können transparenter gesteuert werden.
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Maximale Datenhoheit
Informationen bleiben in der bestehenden Microsoft-365-Umgebung.
Shareflex ECM Online als native Erweiterung für SharePoint Online
Als maßgeschneiderte Software für E-Akten erweitert Shareflex ECM Online SharePoint Online um die Funktionen eines professionellen Enterprise Content Management Systems (ECM). Statt ein zusätzliches Inselsystem einzuführen, nutzen Unternehmen ihre vorhandene Microsoft-365-Plattform als Grundlage für strukturierte digitale Akten.
Dokumente, E-Mails und Metadaten werden nicht nur abgelegt, sondern fachlich eingeordnet. Dadurch entstehen Aktenstrukturen, die sich an realen Geschäftsprozessen orientieren – etwa an Kunden, Lieferanten, Projekten, Verträgen, Maschinen oder Bauvorhaben.
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Perfektes Zusammenspiel: Aktenmanagement & Microsoft Dynamics 365
Verbinden Sie die strukturierten Daten aus Ihrem ERP- oder CRM-System (z. B. Microsoft Dynamics 365) mit dem dokumentenbasierten Aktenmanagement in SharePoint. So verschmelzen Daten und Dokumente nahtlos.
Echte 360-Grad-Sicht
Dokumente, Verträge und E-Mails direkt in der Dynamics-Oberfläche einsehen.
Automatisierte Aktenanlage
Neue Stammdaten in Dynamics erstellen automatisch die passende digitale Akte im Hintergrund.
Direkte Workflows
Dokumentenprozesse wie Freigaben oder Rechnungsprüfungen direkt aus den Dynamics-Geschäftsvorgängen heraus starten.
Synchronisierte Metadaten
Daten wie Kundennummern oder Projektlaufzeiten werden automatisch übertragen.
Typische Einsatzbereiche für eine moderne digitale Akten-Software
Die Aktenmanagement Software lässt sich flexibel an die Anforderungen verschiedener Abteilungen anpassen und deckt alle Kernprozesse ab:
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Kunden- und Lieferantenakten
Angebote, Verträge, Rechnungen, Korrespondenz und Reklamationen strukturiert zusammenführen.
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Projekt- und Bauakten
Pläne, Protokolle, Freigaben und Projektunterlagen zentral verfügbar machen.
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Vertragsakten
Vertragsstände, Fristen, Fristenwarnungen, Anlagen und Freigabeprozesse nachvollziehbar organisieren.
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Maschinen- und Geräteakten
Technische Dokumentationen, Wartungsprotokolle und Serviceberichte kontextbezogen verwalten.
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Personalakten
Sensible HR-Dokumente strukturiert, DSGVO-konform und mit feingranularen Berechtigungen abbilden.
UNSERE PARTNER
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So funktioniert eine automatisierte Aktenverwaltungs-Software
Shareflex ECM Online unterstützt Unternehmen dabei, Aktenstrukturen nicht jedes Mal manuell neu aufzubauen. Auf Basis definierter Vorlagen können neue Akten – zum Beispiel für Kunden, Projekte, Verträge, Maschinen oder andere Vorgänge – strukturiert angelegt und mit den passenden Metadaten, Berechtigungen und Dokumentenbereichen versehen werden.
Dadurch entsteht ein unternehmensweiter Aktenplan: einheitliche, wiederverwendbare Aktenstrukturen, die sich an den internen Standards und Prozessen des Unternehmens orientieren. Relevante Dokumente und E-Mails lassen sich der passenden Akte zuordnen, sodass der Vorgangskontext erhalten bleibt und Informationen schneller auffindbar sind.
Je nach Konfiguration können auch Freigaben, Prüfungen, Aufbewahrungsregeln und Löschfristen in den Aktenprozess eingebunden werden. So wird automatisiertes Aktenmanagement zu einer praktischen Grundlage für bessere Transparenz, konsistentere Ablagen und nachvollziehbarere Dokumentenprozesse in Microsoft 365.
Welche Vorteile Shareflex ECM Online im Arbeitsalltag bietet
Neben der reinen Strukturierung optimiert die Software Ihre täglichen Arbeitsabläufe spürbar:
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Zentrale Aktenstruktur
Geschäftsvorgänge werden einheitlich und nachvollziehbar organisiert.
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Metadaten statt Ordnerchaos
Informationen lassen sich gezielt filtern und unabhängig von starren Ordnerpfaden auffinden.
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Outlook-Integration
Relevante E-Mails und Anhänge können einfacher der passenden Akte zugeordnet werden.
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Workflow-Unterstützung
Freigaben, Prüfungen und dokumentenbezogene Prozesse lassen sich strukturierter abbilden.
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Lückenlose Versionskontrolle
Änderungen an Dokumenten bleiben nachvollziehbar und ältere Stände können bei Bedarf wiederhergestellt werden.
In 8 Schritten zur elektronischen Aktenverwaltung mit APIRANCE
Die Einführung von Shareflex ECM Online erfolgt mit APIRANCE nach einem praxiserprobten, schrittweisen Vorgehen – von der Analyse Ihrer bestehenden Ablagen bis zum produktiven Einsatz im Unternehmen.
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BedarfsanalyseWir analysieren Ihre aktuelle Dokumentenablage, identifizieren typische Vorgänge und definieren die passenden Aktentypen.
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Angebot
Sie erhalten ein passgenaues Angebot mit transparenten Lizenz- und Implementierungskosten. Bewährte Aktenstrukturen ermöglichen einen unkomplizierten Einstieg und eine schnelle arbeitsfähige Umsetzung.
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Projektstart
Das gemeinsame Projektteam wird aufgesetzt, Rollen werden geklärt und die technischen sowie fachlichen Meilensteine festgelegt.
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Kick-off
Im gemeinsamen Auftakttermin stimmen wir Ziele, Zeitplan, Vorgehen und Verantwortlichkeiten verbindlich ab.
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Testumgebung
Wir richten eine Testumgebung nach Ihren Vorgaben ein. Wir konfigurieren Aktenstrukturen und definieren Metadaten und Berechtigungen.
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Workshop
Gemeinsam mit Ihren Key-Usern verfeinern wir Ihren Aktenplan, die Workflows, Metadatenfelder und das Berechtigungskonzept.
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Implementierung
Ihre Anforderungen werden schrittweise in Ihrer Microsoft-365-Umgebung umgesetzt.
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Test und Go-live
Nach finaler Qualitätsprüfung und Anwenderschulung erfolgt der Übergang in den produktiven Betrieb.
Shareflex ECM Online im Vergleich zu klassischer Software für E-Akten
Der direkte Vergleich zeigt die wesentlichen Unterschiede zwischen einer nativen Microsoft-Erweiterung und klassischen, isolierten Systemen:
| Kriterium | Klassische DMS-Lösungen | Shareflex ECM Online |
|---|---|---|
Integration | Häufig separates System mit zusätzlicher Benutzeroberfläche | Direkt in Microsoft 365 und SharePoint Online eingebettet |
Datenhaltung | Je nach Lösung externe Infrastruktur oder Drittanbieter-Cloud | Nutzung der bestehenden Microsoft-365-Umgebung |
Aktenkontext | Oft dokumenten- oder ordnerzentrierte Ablage | Dokumente, E-Mails und Metadaten werden vorgangsbezogen verknüpft |
Akzeptanz | Zusätzlicher Schulungs- und Umstellungsaufwand möglich | Arbeit in vertrauten Microsoft-365-Oberflächen |
Zusammenarbeit | Zusammenarbeit abhängig von System und Integrationsgrad | Nutzung etablierter Microsoft-365-Funktionen für Co-Authoring und Zusammenarbeit |
Warum APIRANCE der richtige Partner für Ihr digitales Aktenmanagment ist
APIRANCE verbindet Erfahrung in SharePoint, Microsoft 365 und digitalen Geschäftsprozessen mit praxiserprobtem ECM-Know-how. Wir begleiten Sie von der ersten Strukturberatung über die technische Umsetzung bis zur Weiterentwicklung Ihrer digitalen Aktenlandschaft.
So entsteht eine Lösung, die fachliche Anforderungen, technische Möglichkeiten und Akzeptanz im Arbeitsalltag zusammenbringt – ohne unnötige Komplexität und ohne Bruch zur bestehenden Microsoft-365-Strategie.
Jetzt unverbindlich beraten lassen: Wir zeigen Ihnen, wie Sie Microsoft 365 mit Shareflex ECM Online zu einer strukturierten ECM-Plattform weiterentwickeln.
FAQ: Aktenmanagement Software und Shareflex ECM Online
Was unterscheidet Shareflex ECM Online von normalen SharePoint-Ordnern?
SharePoint-Ordner bilden vor allem Ablagestrukturen ab. Shareflex ECM Online ergänzt diese Grundlage um digitale Akten, Metadaten, Vorlagen, Berechtigungen und Workflow-Funktionen. Dadurch lassen sich Informationen stärker nach Geschäftsvorgängen organisieren.
Für welche Aktentypen eignet sich eine Aktenmanagement Software?
Was ist der Unterschied zwischen Aktenmanagement und Aktenplan?
Unterstützt Shareflex ECM Online Compliance-Anforderungen?
Wie unterstützt Shareflex ECM Online eine klare Governance?
Ist Shareflex ECM Online revisionssicher?
Können papierbasierte Akten integriert werden?
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