Qualitäts-management Software in M365 mit Shareflex Quality documents
Intelligent. Einfach. Besser.
Unsere Qualitätsmanagement Software ist eine moderne, digitale Lösung im Microsoft 365 Universum, die speziell entwickelt wurde, um Ihnen die die Arbeit mit gelenkten Dokumenten zu erleichtern. Hier setzen wir auf Shareflex Quality documents.
Mit Shareflex Quality steigern Sie Ihre Kundenzufriedenheit, werden effizienter und können potenzielle Risiken frühzeitig erkennen und mindern.
Das wichtigste zum Qualitätsmanagement in kürze
Qualitätsmanagement (QM) ist ein systematischer und ganzheitlicher Ansatz, der darauf abzielt, die Qualität von Produkten, Dienstleistungen und Prozessen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen und kontinuierlich zu verbessern. Es umfasst alle organisatorischen Maßnahmen, die dazu dienen, die Kundenzufriedenheit zu steigern und die Effizienz der Geschäftsprozesse zu erhöhen.
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Erfassung
Jedes gelenkte Dokument (Arbeitsanweisung, Prozessbeschreibung, Verfahrensanweisung etc.) wird zunächst digital erfasst.
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Parametrisierung
Das Dokument wird mit den entsprechenden Parametern wie Dokumenttyp, Abteilung, Norm und Prozessgruppe befüllt.
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Prüfung
Nach der Erfassung wird das Dokument auf ihre Richtigkeit überprüft. Dies umfasst die sachliche Prüfung und Formelle Prüfung mittels digitaler Workflows.
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Freigabe
Bevor das gelenkte Dokument im System zur Verfügung steht, muss dieser in der Regel von einer autorisierten Person freigegeben werden.
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Archivierung
Abschließend wird das Dokument revisionssicher archiviert.
Ein Qualitätsmanagementsystem für ihre gelenkte Dokumente: Der Schlüssel für Ihren Erfolg
Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten in einem Unternehmen, das täglich eine Vielzahl von Qualitätskontrollen durchführen muss. Ihre Mitarbeiter verbringen wertvolle Zeit damit, diese manuell zu dokumentieren und zu überwachen. Fehler schleichen sich ein, die korrigiert werden müssen, was zusätzliche Ressourcen kostet. Die Prozesse sind ineffizient und führen zu Verzögerungen bei der Fehlerbehebung und Produktfreigabe. Die Kosten steigen, und die Einhaltung von Qualitätsstandards wird zur massiven Herausforderung.
Doch es gibt eine Lösung: SF Quality Documents.
Mit einer modernen Qualitätsmanagement-Software für Ihre gelenkte Dokumente können Sie Qualitätsprozesse effizient und fehlerfrei steuern. Ihre Mitarbeiter finden benötigte Informationen in Sekundenschnelle, was die Produktivität steigert und wertvolle Zeit spart. Die Kosten für Fehlerbehebungen können drastisch gesenkt werden, da manuelle Prozesse automatisiert und optimiert werden.
Darüber hinaus bietet die Software eine höhere Transparenz , was die Fehlererkennung und -behebung erleichtert. Sicherheitsfunktionen wie Zugriffskontrollen und Verschlüsselung schützen Ihre sensiblen Daten und gewährleisten die Einhaltung von Qualitätsstandards wie ISO 9001.
Eine Qualitätsmanagement-Software ist der Schlüssel zur Effizienz und Sicherheit für Ihr Unternehmen. Sie verbessert die Genauigkeit, erhöht die Transparenz und senkt die Kosten.
Ein Qualitätsmanagement-System für ihre gelenke Dokumente ist die Rettung für Ihr Unternehmen.
Qualitätsmanagement für gelenkte Dokumente leicht gemacht - Die Qualitätsmanagement Software
Unternehmen, die keine spezialisierte Qualitätsmanagement Software für gelenkte Dokumente verwenden, sehen sich oft mit einer Reihe von Herausforderungen konfrontiert. Dazu gehören zusammengefasst:
- Unproduktive Abläufe: Ohne automatisierte Systeme kann die Verwaltung von Qualitätsprozessen sehr zeitaufwendig und fehleranfällig sein.
- Fehlende Übersicht: Es ist schwer, den Überblick über alle Qualitätsdaten und -metriken zu behalten, was die Entscheidungsfindung erschwert.
- Höheres Fehlerrisiko: Manuelle Prozesse sind anfälliger für menschliche Fehler, was zu Qualitätsproblemen und höheren Kosten führen kann.
- Komplizierte Einhaltung von Vorschriften: Ohne eine zentrale Plattform wird es schwieriger und zeitaufwendiger, Qualitätsstandards und gesetzliche Vorschriften einzuhalten.
- Langsame Reaktionszeiten: Probleme können länger unentdeckt bleiben, was die Reaktionszeit auf Qualitätsprobleme verlängert.
Es lohnt sich also, in eine Qualitätsmanagement Software zu investieren, um ein hohes Qualitätsniveau im Unternehmen und Kundenkreis aufrecht zu erhalten.
Was sollte eine Qualitätsmanagement Software für gelenkte Dokumente können?
Eine Qualitätsmanagement-Software (QM-Software) für gelenkte Dokumente sollte eine Vielzahl von Funktionen bieten, um Ihr Unternehmen bestmöglich bei der Umsetzung und Aufrechterhaltung eines effektiven Qualitätsmanagementsystems zu unterstützen. Hier sind einige der wesentlichen Fähigkeiten, die eine QM-Software für gelenkte Dokumente haben sollte:
Praktische Funktionen von Software für Qualitätsmanagement
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Auditmanagement
Ihre QM-Software sollte Sie dabei unterstützen, Audits effizient zu planen, durchzuführen und zu dokumentieren. Dazu gehören Funktionen zur Erstellung von Checklisten, zur Zuweisung von Aufgaben und zur Verfolgung des Bearbeitungsstands.
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Revisionssicherheit
Eine benutzerfreundliche QM-Software erleichtert Ihnen die Verwaltung von Dokumenten, einschließlich Versionierung, Freigabemechanismen und Zugriffskontrollen, um sicherzustellen, dass immer die aktuelle Version eines Dokuments verwendet wird.
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Prozessdiagramme
Die Möglichkeit, Prozesse visuell darzustellen, ist entscheidend für die Transparenz und Effizienz im Qualitätsmanagement. Ihre QM-Software sollte Ihnen Tools zur Erstellung und Pflege von Prozessdiagrammen bieten.
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Wissensmanagement
Ihre QM-Software sollte als zentrale Anlaufstelle für Wissen dienen und Ihren Mitarbeitenden ermöglichen, auf dokumentierte Prozesse, Strukturen und wichtige Informationen zuzugreifen.
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Workflowkomponente
Freigabeprozesse sind über digitale Workflows abzubilden und intuitiv zu nutzen.
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Flexibilität
Ihre QM-Software sollte zukunftsfähig und flexibel sein, um sich an die sich ändernden Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen zu können.
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Benutzerfreundlichkeit
Die Software sollte einfach zu bedienen sein und gerne von Ihren Mitarbeitenden verwendet werden.
Welche Vorteile bietet der Einsatz von SF Quality documents?
Eine Qualitätsmanagement-Software (QM-Software) für gelenkte Dokumente sollte eine Vielzahl von Funktionen bieten, um Ihr Unternehmen bestmöglich bei der Umsetzung und Aufrechterhaltung eines effektiven Qualitätsmanagementsystems zu unterstützen. Hier sind einige der wesentlichen Fähigkeiten, die SF Quality documents mitbringt:
Effiziente Dokumentenlenkung
Mit Shareflex Quality Documents können Sie Ihre QM-Dokumente mühelos erstellen, verteilen und bereitstellen. Die Software unterstützt Sie dabei, Struktur in die Lenkung und Verwaltung Ihrer Qualitätsmanagement-Dokumente zu bringen.
Integration von QM-Handbuch und Prozesslandkarte
Die Lösung ermöglicht die nahtlose Einbindung Ihres QM-Handbuchs und Ihrer Prozesslandkarte, was die Verwaltung und Lenkung von QM-Dokumenten erheblich vereinfacht.
Revisionierung und Archivierung
Shareflex Quality Documents bietet umfassende Funktionen zur Revisionierung und rechts- und revisionssicheren Archivierung Ihrer QM-Dokumente, sodass jede Änderung nachvollziehbar bleibt.
Workflowgesteuerte Dokumentenerstellung
Die Software ermöglicht die workflowgestützte Erstellung und Verwaltung gelenkter Dokumente, was die Effizienz und Transparenz Ihrer Prozesse signifikant erhöht.
Benutzerfreundliche Oberfläche
Shareflex Quality Documents stellt eine intuitive und übersichtliche Benutzeroberfläche zur Verfügung, die die Akzeptanz der Anwender fördert und den Schulungsaufwand minimiert.
Volle Flexibilität im Qualitätsmanagement
Die Lösung fügt sich nahtlos in Ihr Integriertes Management System (IMS) ein und erleichtert Ihnen die Verwaltung Ihrer QM-Dokumente.
Schneller und übersichtlicher Einstieg
Ihr persönliches Cockpit bietet Ihnen einen schnellen Überblick über alle relevanten Dokumente und anstehenden Aufgaben, was die Verwaltung effizienter gestaltet.
Dokumentenverwaltung und Audittrail
Sie können den gesamten Lebenszyklus Ihrer QM-Dokumente verwalten und jede Änderung und jede Version lückenlos nachvollziehen.
Gesetzeskonforme Archivierung
Shareflex Quality Documents stellt sicher, dass Sie alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen und Ihre Prozesse transparent und revisionssicher abgebildet sind.
Wir beraten Sie gern.
Lassen Sie uns über Ihre Themen sprechen.
Shareflex ECM Online
Viele Unternehmen nutzen bereits Microsoft 365 für ihre Geschäftsprozesse. Microsoft entwickelt ständig neue Funktionen und bietet dabei nahezu unbegrenzte Skalierbarkeit. Das können Sie für sich nutzen.
Microsoft 365 bildet ein solides Fundament für digitale Workflows. Doch im Unternehmensalltag sind die Funktionen oft nicht vollständig umgesetzt und überzeugen nicht immer in ihrer Benutzerfreundlichkeit. Zudem fehlen wichtige Funktionen, insbesondere bei der Aktenverwaltung, Datenerfassung, Geschäftsprozess-Workflows, ERP-Systemanbindung und Dokumentengenerierung.
Mittels Shareflex können Sie, sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Informationen, aus verschiedenen Geschäftsprozessen bündeln. Der große Vorteil: Neben Microsoft 365 ist keine zusätzliche Infrastruktur erforderlich. Alle Daten werden ausschließlich in der Microsoft-365-Umgebung, innerhalb Ihres SharePoints gespeichert und archiviert. Der Zugriff auf sämtliche Dokumente erfolgt somit über ein einziges Tool, das Ihre Mitarbeiter ohnehin täglich nutzen. Das macht die Bedienung denkbar einfach.
- Intelligent: Cloud-ECM mit Microsoft365
- Einfach: Arbeiten in der gewohnten Microsoft 365-Umgebung
- Besser: Nahtlose Integration in die bestehende Microsoft-Systemlandschaft
- Sicher: Bereitstellung in der Microsoft Azure Cloud
- Kostengünstig: Keine zusätzliche Infrastruktur notwendig
- Zukunftssicher: Alle Daten werden im Kunden-Tenant in SharePoint Online gespeichert
Shareflex Quality documents Überblick
Shareflex Quality documents automatisiert den Prozess der gelenkten Dokumente und macht ihn sicherer. Das Herzstück ist der frei konfigurierbare, digitale Workflow zur Prüfung und Freigabe von gelenkten Dokumenten. So behalten Sie jederzeit den Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstatus und reduzieren die Freigabezeiten Ihrer Arbeitsanweisungen oder Prozessdokumente und das alles revisionssicher.
Abbildung: Shareflex Quality Documents Oberfläche, Aktenansicht.
Warum sich für Shareflex Quality documents entscheiden?
Es gibt zahlreiche Qualitätsmanagement Lösungen auf dem Markt, und daher ist es wichtig zu verstehen, welche Vorteile SF Quality documents bietet:
Shareflex Quality documents
Andere Qualitätsmanagement Software
Zusammenfassend lässt sich festhalten:
- Nahtlose Integration: SF Quality documents fügt sich nahtlos in die Microsoft 365-Umgebung ein, was bedeutet, dass Sie Ihre vertrauten Tools wie Word, Excel und Outlook weiterhin verwenden können, ohne zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln zu müssen.
- Zentrale Datenhaltung: Alle Vertragsdaten werden zentral in SharePoint gespeichert, was eine einfache Verwaltung und einen schnellen Zugriff ermöglicht.
- Automatisierte Workflows: SF Quality documents nutzt eine eigene benutzerfreundliche Workflow Engine, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, z.B. das Versenden von Erinnerungen an Fristen zu ermöglichen.
- Sicherheit und Compliance: Microsoft 365 bietet umfassende Sicherheitsfunktionen und Compliance-Tools, die sicherstellen, dass Ihre Vertragsdaten geschützt und gesetzliche Anforderungen erfüllt sind.
- Skalierbarkeit: SF Quality documents wächst mit Ihrem Unternehmen und kann an Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden.
- Kollaborationsmöglichkeiten: Dank der Integration in Microsoft Teams können Sie einfach und effizient mit Kollegen und externen Partnern zusammenarbeiten.
Wie lässt sich Shareflex Quality in Ihr Unternehmen integrieren?
Die Integration von Shareflex Quality in Ihr Unternehmen kann in mehreren Schritten erfolgen.
Bei Berücksichtigung folgender Schritte können wir Shareflex Quality auch in Ihr Unternehmen erfolgreich integrieren:
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Bedarfsanalyse
Zunächst besprechen wir mit Ihnen die wesentlichen Anforderungen an das neue QM System um sicherzustellen, dass wir Ihnen mit Shareflex Quality Documents helfen können.
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Angebotserstellung
Wir kennen nun den groben Umfang Ihrer Anforderungen und erstellen Ihnen hierauf ein detailliertes Angebot.
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Entscheidung
Sie entscheiden sich für uns, Prima! Nun besprechen wir gemeinsam die nächsten Schritte und übergeben das Projekt vom Vertrieb an unser Projektteam.
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Kick-off Termin
Sie lernen das Projektteam kennen und wir besprechen mit Ihnen gemeinsam die weiteren Schritte.
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Einrichtung der Test Umgebung
Bevor wir in die Workshops gehen, richten wir Ihnen die Test Umgebung ein. So wird sichergestellt, dass Sie mit einem gänzlich unberührten System in den Echtstart gehen können.
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Workshops
Wir starten mit den Workshops. Den Rahmen geben wir aus unserer Projekterfahrung gerne vor, damit das Projekt so flüssig wie möglich ablaufen kann.
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Implementierung
Innerhalb iterativer Schleifen gehen wir auf Ihre konkreten Anforderungen ein und setzen diese in Sprints um. Sie dürfen testen, uns feedback geben und sollten die Anforderungen korrekt umgesetzt worden sein, werden diese abgeschlossen.
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Testphase und Echtstart
Alle Anforderungen sind umgesetzt, Klasse! Wir vereinbaren eine gemeinsame Testphase, damit dem Echtstart später nichts mehr im Weg steht. Nach erfolgreichem Abschluss der Testphase gehen wir gemeinsam in den Echtbetrieb. Geschafft!
Fazit
Die Qualitätsmanagement-Software von APIRANCE, integriert in Microsoft 365, bietet eine effiziente und sichere Lösung zur Verwaltung gelenkter Dokumente. Mit Funktionen wie automatisierten Workflows, zentraler Datenhaltung und umfassenden Sicherheitsmaßnahmen unterstützt diese Lösung Unternehmen dabei, ihre Qualitätsprozesse zu optimieren, Risiken zu minimieren und die Compliance zu gewährleisten. Kontaktieren Sie uns, um zu erfahren, wie wir die Implementierung auch in Ihrem Unternehmen erfolgreich gestalten können!
Häufige Fragen zu Shareflex Quality documents
Ist Shareflex Quality documents eine Cloud oder OnPremises Lösung?
Shareflex Quality documents ist eine moderne Cloud-Lösung, die Ihnen als Software as a Service (SaaS) zur Verfügung steht. Das bedeutet, dass Shareflex auf der leistungsstarken Microsoft Azure Plattform basiert und alle Ihre Daten und Dokumente sicher in Ihrem Microsoft-365-Tenant gespeichert werden.
Inwiefern unterscheidet sich Shareflex Quality documents von anderen Lösungen?
Welche Vorarbeiten kann ich vor Start des Projektes bereits erledigen?
Wie werden Zugriffsrechte in Shareflex Quality documents festgelegt?
Wie viel kostet Shareflex Quality documents?
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