Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist eine Software, die es ermöglicht, die gesamte Verwaltung von Dokumenten und Informationen zu vereinfachen und zu beschleunigen.

Das DMS ersetzt Papierakten und digitale Laufwerkstrukturen. Mittels digitaler Akten, intelligenter Suche im Volltext und Kollaborations-Möglichkeiten werden Verwaltungstätigkeiten im Aufwand minimiert. Standardisierte Prozesse können einfach automatisiert und transparent gestaltet werden. Grundlegend soll ein DMS Arbeiten abnehmen, effizienter gestalten und die Produktivität fördern.

Ein DMS ist nicht automatisch revisions- und rechtssicher. Ein unabhängiger Wirtschaftsprüfer kann die Revisionssicherheit anhand eines Gutachtens auf Basis der GoBD beurteilen. Zudem setzt Revisionssicherheit eine sachgerechte Anwendung des DMS voraus. Wir bieten mit unserem Produkt dank Prüfung nach IDW PS 880 die Möglichkeiten rechtskonform zu archivieren.

Metadaten sind strukturierte Daten, die Informationen über andere Daten enthalten. Sie beschreiben die Eigenschaften und Merkmale von Daten und Dokumenten. Sämtliche Applikationen im Internet basieren auf Metadaten, z.B. in einem Shopsystem suchen Sie Ihre Artikel nach Metadaten.

Die Integration von Shareflex mit ihrem ERP-System bietet zahlreiche Vorteile:

• Zentralisierung von Daten: Alle Geschäftsdaten und Dokumente werden in einem gemeinsamen System zusammengeführt. Dies vermeidet redundante Datenhaltung und stellt sicher, dass alle Abteilungen mit konsistenten und aktuellen Informationen arbeiten.
• Optimierte Geschäftsprozesse: Der nahtlose Austausch von Informationen zwischen DMS und ERP beschleunigt Geschäftsabläufe erheblich. Prozesse wie Bestellvorgänge, Rechnungslegung und Kundenbetreuung werden schneller und fehlerfreier¹
• Erhöhte Produktivität: Automatisierte Arbeitsabläufe und reduzierte manuelle Eingriffe sparen Zeit und steigern die Produktivität.
• Verbesserte Compliance und Datensicherheit: Die Integration erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Standards, da sowohl Geschäftsdaten als auch damit verbundene Dokumente besser verfolgt und verwaltet werden können.
• Bessere Zusammenarbeit: Durch die gemeinsame Nutzung von Daten und Dokumenten wird die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen verbessert.
• Kostenreduktion: Effizientere Prozesse und weniger manuelle Eingriffe führen zu Kosteneinsparungen.

Diese Vorteile machen die Integration von DMS und ERP zu einer lohnenden Investition für Unternehmen, die ihre Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit steigern möchten.

Mit einer digitalen und automatisierten Rechnungsverarbeitung sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Durch eine schnellere Abwicklung reduzieren Sie die Vorgangskosten. Eine ortsunabhängige Rechnungsprüfung beschleunigt den Vorgang. Durch die zentrale Verfügbarkeit von Belegen im Shareflex-Archiv gewinnen Sie über die verschiedenen Abteilungen hinweg an Transparenz. Die schnelle und einfache sowie rechtskonforme Archivierung der Rechnungen gewährleistet einen durchgängigen Prozess ohne Medienbrüche.

Die Papierrechnungen können vernichtet werden, wenn der digitale Prozess als GoBD-konform eingestuft wird. Das ist bei Shareflex grundsätzlich zu erwarten, muss allerdings nochmal durch einen Wirtschaftsprüfer bestätigt werden. Dazu muss eine Verfahrensanweisung erstellt werden, die eine technische Dokumentation und weitere Erläuterungen zum Rechnungsverarbeitungsprozess enthält, welche als Grundlage zur Bewertung des Wirtschaftsprüfers dient.

Shareflex wurde in vielen Projekten bestätigt, dass, bei korrekter Verwendung, Dokumente revisionssicher online abgelegt werden können. Sie können jederzeit entscheiden, welche Dokumente oder Ordner Sie revisionssicher und somit GoBD-konform archivieren möchten.

Wir bieten die Rechnungsverarbeitung ausschließlich für Dynamics Business Central an. Sprechen Sie uns an, wenn Sie ein anderes ERP-System anbinden möchten.

Verträge sind die Grundlage allen betriebswirtschaftlichen Handelns. Ohne Verträge funktioniert keine Organisation. Das Vertragsmanagement ermöglicht eine strukturierte Übersicht über alle Verträge der Unternehmung. Dadurch lassen sich Vertragsdokumente schneller auffinden und analysieren, um einen einwandfreien Überblick über die vertraglichen Pflichten des Unternehmens oder der Organisation zu erhalten und diese verwalten zu können.

Digitales Vertragsmanagement garantiert mithilfe einer revisionssicheren Archivierung und effizienten Filterungs- und Suchfunktionen eine schnelle Auffindbarkeit der Vertragsdaten und spart eine Menge Zeit ein, welche für die analoge Suche nach benötigten Unterlagen aufgewendet werden müsste.

Zudem erinnert Sie das System durch das integrierte Fristenmanagement an fällige Vertragspflichten, sodass ungewollte Vertragsverlängerungen und damit verbundene Kosten vermieden werden können.

Dies bedeutet, dass unsere Softwarelösungen problemlos mit den bestehenden Microsoft 365 Anwendungen, wie z.B. Word, Excel und Outlook, zusammenarbeiten. Alle Geschäftsdokumente und Daten, die mit unseren Shareflex-Lösungen erstellt oder bearbeitet werden, verbleiben vollständig im M365 Tenant des Kunden. Unsere Lösungen basieren auf SharePoint Online und nutzen zudem weitere Microsoft Anwendungen und Services. Dies gewährleistet eine hohe Datensicherheit und ermöglicht einen reibungslosen Arbeitsfluss ohne die Notwendigkeit, zwischen verschiedenen Programmen zu wechseln.

Eine digitale Akte ist Teil eines elektronischen Dokumentenmanagement-Systems, das Dokumente digital speichert, verwaltet, zur Bearbeitung bereitstellt und teilt. Sie ersetzt somit die traditionellen Papierakten und ermöglicht einen schnellen und rechtssicheren Zugang zu allen relevanten Inhalten.

Mit dem DMS können digitale Akten einfach geteilt, gemeinsam bearbeitet und ohne Aufwände rechtssicher archiviert werden. Dadurch wird die Aktenführung übersichtlicher, weniger Unterlagen gehen verloren und die Fehlerquote wird geringer.

Ein digitales Aktenmanagement ist ein unverzichtbarer Bestandteil einer modernen Unternehmensführung. Es bietet zahlreiche Vorteile, die weit über die reine Papierersparnis hinausgehen:

• Zeitgewinn: Durch den schnellen und einfachen Zugriff auf Informationen können Mitarbeiter effizienter arbeiten und wertvolle Zeit sparen.
• Platzersparnis: Digitale Akten benötigen keinen physischen Stauraum, was Platz für produktivere Nutzung schafft.
• Kostenreduktion: Weniger Materialverbrauch und geringere Lagerkosten führen zu erheblichen Einsparungen.
• Bessere Zusammenarbeit: Mehr Transparenz und leichterer Informationsaustausch fördern die Teamarbeit.
• Erhöhte Kundenzufriedenheit: Schnellere und präzisere Auskünfte verbessern den Kundenservice.
• Rechtssicherheit: Ein digitales Aktenmanagement ermöglicht eine einfache und gesetzeskonforme Archivierung von Dokumenten.

Das Aktenmanagement ist der übergeordnete Prozess der Verwaltung von Dokumenten, während der Aktenplan ein spezifisches Instrument zur Klassifikation und Ordnung dieser Dokumente ist.

Das Ziel des Aktenmanagements ist die effiziente Verwaltung und Nutzung von Dokumenten, während der Aktenplan darauf abzielt, eine klare und nachvollziehbare Struktur für die Dokumentenablage zu schaffen.

Ein Aktenplan ist ein strukturiertes Schema, das die systematische Ordnung und Klassifikation von Dokumenten innerhalb einer Organisation festlegt. Er dient als Leitfaden für die Verwaltung und Archivierung von Akten und umfasst:

Hierarchische Struktur: Dokumente werden in Hauptgruppen, Obergruppen, Gruppen und Untergruppen eingeteilt.

Klassifikation: Jeder Dokumententyp wird einer bestimmten Kategorie zugeordnet, was die Auffindbarkeit und Verwaltung erleichtert.

Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Der Aktenplan sorgt dafür, dass alle Dokumente nachvollziehbar und transparent geordnet sind.

Dokumentenautomatisierung bezieht sich auf den Prozess der automatisierten Erstellung, Verwaltung und Verteilung von Dokumenten. Hierbei werden standardisierte Vorlagen und strukturierte Bausteine verwendet, um Dokumente effizient und fehlerfrei zu generieren.